In vorangegangenen Blog-Beiträgen haben wir bereits beschrieben, was Process Mining ist, wie Sie mit Process Mining gestärkt aus der Krise hervorgehen und was konkrete Anwendungsfelder für Ihr Unternehmen sein können. Doch wie finden Sie nun den richtigen Einstieg für Ihr Unternehmen? Welche Geschäftsprozesse sollten Sie bevorzugt analysieren und optimieren? Im Folgenden möchte ich beschreiben, wie Sie Ihre Ausgangssituation bewerten können und darauf aufbauend einen Plan entwickeln, um Process Mining erfolgreich in Ihr Unternehmen einzuführen.
Bewertung der Ausgangssituation
Gleich zu Beginn sei gesagt: Eine allgemeingültige Priorisierung für die Analyse bestimmter Geschäftsprozesse gibt es nicht. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Strukturen – und mit ihnen spezielle Schwachstellen zu beseitigen. Entsprechend individuell ist der Einsatz von Process Mining zu planen. Als ein grundlegendes Bewertungskriterium kann dabei das Verhältnis zwischen der Komplexität und dem unternehmerischen Nutzen der verschiedenen Anwendungsszenarien angesehen werden (Abb. 1). Das heißt konkret: Es gilt abzuwägen, in welchen Bereichen umfangreichere Prozessoptimierungen für Ihr Geschäft lohnenswert bzw. erforderlich sind und was ge-gebenenfalls punktuell behandelt oder vernachlässigt werden kann. Zum besseren Verständnis schauen wir uns als nächstes verschiedene Anwendungsfelder genauer an.
Prozesse und Prozessketten
Der einfachste Anwendungsfall von Process Mining – und damit ein guter Einstiegspunkt für Unternehmen – ist die Ad-hoc-Analyse eines einzelnen Prozesses. Sie haben auf diese Weise die Möglichkeit, sich auszuprobieren und die Funktionen Ihres Process-Mining-Tools in Ruhe kennenzulernen. Beispielsweise können Sie mit einem Werkzeug wie PAFnow alle Prozessdaten unmittelbar abrufen und den Prozess in seinen verschiedenen Varianten detailliert betrachten (Abb. 2). Der Nutzen bleibt aber begrenzt, da er sich eben nur auf diesen einen Prozess fokussiert.
Ein deutlich höherer Nutzen ist zu erwarten, wenn Sie bereichsübergreifende Prozessketten analysieren – ein weiterer Anwendungsfall von Process Mining. Sie erkennen auf diese Weise nicht nur diverse Optimierungspotenziale innerhalb unterschiedlicher Einzelprozesse. Vielmehr können Sie auch die Zusammenhänge zwischen den Prozessen analysieren und Bottlenecks aufdecken, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen führt. Allerdings erhöht sich auch die Komplexität bzw. der Aufwand. Schließlich müssen Daten aus verschiedenen Systemen und Verantwortungsbereichen zusammengeführt werden. Entsprechend ist zu prüfen, zu welchem Zeitpunkt Ihrer Process-Mining-Implementierung ein Prozesskettenanalyse sinnvoll und nützlich erscheint – und natürlich, welche Prozessketten zu bevorzugen sind.
Laufende Prüfung der Compliance
Die Analyse der Compliance-Konformität ist ebenfalls ein Anwendungsfeld von Process Mining, das Sie in Ihre Planung einbeziehen können. Sie haben die Möglichkeit, lückenlos zu prüfen und zu dokumentieren, ob die Prozesse in Ihrem Unternehmen den gesetzlichen Bestimmungen sowie internen Regelungen entsprechen. Der Aufwand entspricht etwa dem einer Prozesskettenanalyse, da auch hier Daten aus ganz unterschiedlichen Systemen herangezogen werden müssen. Der Nutzen ist hingegen noch etwas höher einzustufen. Schließlich gehört die Einhaltung der Vorgaben und Richtlinien für jedes Unternehmen zu den zwingenden Notwendigkeiten. Process Mining kann in diesem Zusammenhang eine laufende und zuverlässige Kontrollinstanz bilden.
Automatisierung und Vorhersagen
Die Königsdisziplin der Prozessanalyse ist sicherlich eine Automatisierung einzelner Prozessschritte im Rahmen von RPA – sprich: Robotic Process Automation. Der unternehmerische Nutzen ist in diesem Fall extrem hoch, da sich die Durchlaufzeiten massiv reduzieren. Gleiches gilt für Prognosen mittels Predictive Analytics. Hierbei können Sie beispielsweise durchschnittliche Durchlauf- oder Wartezeiten in Prozessen ermitteln und für die Vorhersage künftiger Entwicklungen nutzen. Ebenso lassen sich spezifische Grenzwerte definieren, die weitere Aktionen auslösen. Sowohl für RPA als auch Predictive Analytics gilt allerdings, dass bereits optimierte Prozesse zu Grunde liegen sollten. Daher sind diese Anwendungsfelder als Einstiegsszenario eher ungeeignet.
Fazit
Meine Empfehlung für Ihr Unternehmen: Sie müssen für sich selbst bewerten, inwieweit Sie Process Mining in die eigenen Strukturen implementieren möchte und welche Bereiche zu priorisieren sind. Das Verhältnis von Komplexität und geschäftlichem Nutzen bildet dabei eine gute Entscheidungsgrundlage. Gleichzeitig ermöglichen es Ihnen die verschiedenen Anwendungsfelder, sich Schritt für Schritt der Thematik zu nähern. Anpassungen und Erweiterungen sind jederzeit möglich. Genauso kann die Prozessanalyse wieder reduziert werden, etwa wenn sich erst im Nachhinein zeigen sollte, dass Aufwand und Nutzen in keinem Verhältnis stehen. In jedem Fall wird Process Mining durch die Verbindung zu anderen Technologien künftig noch weitere Potenziale eröffnen, durch die Sie mehr Transparenz und Effizienz in Ihre Unternehmensprozesse bringen können.
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