Stellen Sie sich vor, Sie können sich ganz einfach einen Überblick über alle Ihre Geschäftsprozesse verschaffen, die Schwachstellen schnell aufdecken und zielgerichtet Optimierungen vornehmen. Das klingt interessant? Process Mining verschafft Ihnen diese Möglichkeit! Die entsprechenden Tools extrahieren Datenspuren aus den Informationssystemen des Unternehmens und erzeugen daraus automatisch detaillierte Prozessmodelle, auch wenn sie noch so komplex sind.
Richtig eingesetzt, kann Process Mining somit zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil im digitalen Konkurrenzkampf werden. Werfen wir also einen genaueren Blick auf diese noch zu wenig beachtete Methode der Prozessanalyse. Dabei bietet sich eine Unterteilung in die folgenden Schritte an:
- Prozesse erkennen
- Prozesse prüfen
- Prozesse optimieren
1. Prozesse erkennen
Sie kennen das: Mit den herkömmlichen Methoden gestaltet sich die Optimierung von Geschäftsprozessen mühsam und langwierig. Die erforderlichen Informationen werden in Workshops, Interviews und manuellen Datenanalysen zeitaufwändig erhoben. Im Anschluss modellieren Sie über Wochen hinweg den betreffenden Prozess. Das Ergebnis ist ein theoretisches Gebilde, das die Realität oftmals nur bedingt zeigt und mitunter sogar schon wieder von den dynamischen Entwicklungen des Geschäftsumfeldes überholt wurde.
Process Mining geht den umgekehrten Weg: Die Tools erkennen den Ist-Zustand eines Prozesses und stellen ihn anhand vorhandener Informationen sofort visualisiert zur Verfügung. Hierfür nutzen die Anwendungen die im täglichen Geschäft generierten Ereignisprotokolldaten – die sogenannten EventLogs. Die EventLogs beinhalten das Wissen aus sämtlichen Vorgängen und Aktionen, die die IT-Systeme ausgeführt haben. So werden nicht nur die Prozesse als solche abgebildet, sondern auch alle Sonderfälle, in denen beispielsweise ein Mitarbeiter vom Standardvorgehen abgewichen ist – sprich: Process Mining rekonstruiert alle realen Prozessverläufe und -varianten, wie sie im täglichen Betrieb tatsächlich stattfinden. Und zwar vollständig und ungeschönt.
In der Folge bildet das erzeugte Ist-Prozessmodell die Grundlage für den nächsten Process-Mining-Schritt: die Prozessprüfung.
2. Prozesse prüfen
Bei der Prozessprüfung wird der Ist-Prozess einem zuvor definierten Soll-Prozess gegenübergestellt. Ein erfahrener Mitarbeiter kontrolliert Schritt für Schritt, in wie weit das rekonstruierte Modell mit der Idealvorstellung des Prozesses konform geht. Auf diese Weise lassen sich alle Abweichungen und Fehler im Prozess identifizieren, seien es Ineffizienzen, Schwachstellen, auffällige und kritische Prozessmuster oder gar potentielle Fraud-Fälle. Nachdem Sie alle Auffälligkeiten lokalisiert haben, wird der Schweregrad mit Blick auf Kosten und Zeit ermittelt sowie eine entsprechende Priorisierung vorgenommen.
Bei der Analyse unterstützen bewährte Kennzahlen, die beispielweise Effizienz, Stabilität oder Optimierungspotenziale widerspiegeln. Zudem bieten Process-Mining-Tools automatische Assistenzfunktionen, die unterstützend wirken können, etwa zur Identifikation von Anomalien.
Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Sie schließlich den eigentlich wertschöpfenden Schritt angehen: die Prozessoptimierung.
3. Prozesse optimieren
Ganz klar: Sie erzielen mit Process Mining erst dann einen reellen und messbaren Mehrwert – etwa in Form von Effizienzsteigerungen und geringeren Kosten –, wenn Sie die zuvor identifizierten Potenziale in konkrete Maßnahmen überführen. Hierfür sind fundierte Geschäftskenntnisse erforderlich. Nur wenn Sie verstehen, warum bestimmte Vorgänge passieren, können Sie bedeutende Veränderungen, Korrekturen oder auch Erweiterungen vornehmen und letztlich ein optimiertes Prozessmodell erzeugen.
Grundlage bilden wieder die angesprochenen Kennzahlen. Diese messen Effizienz und Stabilität in Form von Durchlaufzeiten, Prozesskosten, Erfolgsquoten oder der Konformität zu anderen Pfaden. In Verbindung mit den gewonnenen Kenntnissen zum Ist-Zustand lassen sich daraufhin die folgenden Optimierungen und Effekte erzielen:
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Sonderabläufe werden reduziert = STANDARDISIERUNG und dadurch mehr Prozessstabilität
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Liegezeiten werden gesenkt = BESCHLEUNIGUNG des Gesamtprozesses mit entsprechender Zeitersparnis
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Automatisierung lässt sich erhöhen = mehr EFFIZIENZ und ZUVERLÄSSIGKEIT und dadurch Kosten- und Zeitersparnis
Nach Durchführung der entsprechenden Maßnahmen wird deren Effekt erneut mittels Process Mining geprüft und gegebenenfalls weiter optimiert. Daraus sollte sich ein kontinuierliches Monitoring entwickeln, bei dem die betreffenden Prozesse laufend kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden. Process Mining ist in der datenbasierten Unternehmensführung also keine einmalige Aktion, sondern eine feststehende Aufgabe, die Ihnen umfassende Transparenz über das tatsächliche Unternehmensgeschehen verschaffen soll. Im Weiteren haben Sie die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte mittels Robotic Prozess Automation dynamisch zu automatisieren.
Wollen auch Sie Process Mining nutzen, um mit Hilfe Ihrer Daten die Abläufe in Ihrem Unternehmen dauerhaft effizienter zu gestalten? Dann informieren Sie sich weiter auf der Seite Process Mining oder nutzen Sie unseren Workshop Process Mining: Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren.
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