ALPLA – Wie ein Weltkonzern mit einer Datenstrategie sein Reporting erneuert

Die österreichische ALPLA Gruppe blickt auf eine beeindruckende Firmengeschichte: Über drei Generationen hinweg hat sich das Familienunternehmen vom ambitionierten Zweimannbetrieb zu einem Global Player der Verpackungsindustrie entwickelt, der mit mehr als 23.000 Mitarbeitenden fast fünf Milliarden Euro jährlich erwirtschaftet. Gesteuert wird ALPLA zwar bis heute aus dem beschaulichen Hard am Bodensee. Die Produktion ist hingegen auf fast 200 Standorte in 47 Ländern verteilt, wobei das Angebot diverse Verpackungssysteme, Flaschen, Verschlüsse und Spritzgussteile umfasst.

Die ALPLA-Verantwortlichen steuern das weltweite Geschäft von der Zentrale in Hard aus. (ALPLA)

Infolgedessen sieht sich das Unternehmen auch mit den Kehrseiten einer weltweiten Geschäftstätigkeit konfrontiert. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Verbräuche zu senken und Ressourcen zu schonen. Sämtliche Prozesse in der Produktion und Logistik müssen vernetzt und laufend auf den Prüfstand gestellt werden. Dabei gilt es für die Verantwortlichen, mit Hilfe fundierter Daten von der Zentrale in Hard aus den Überblick über alle ausländischen Werken zu behalten.

Bedarf an Datenanalyse steigt massiv

Ein performantes und hochwertiges Berichtswesen ist somit essenziell für den Erfolg von ALPLA, wie Matthäus Greber, Head of Corporate IT Business Intelligence, bestätigt: „Unsere Reportings sind das virtuelle Schmieröl in den Unternehmensabläufen. Überall, wo Daten entstehen, können wir schnellere und bessere Entscheidungen ermöglichen. Das entdeckt auch eine wachsende Zahl an Kolleginnen und Kollegen. In den vergangenen Jahren sind die Anfragen aus den Abteilungen massiv gestiegen. Und natürlich sollen die Daten und Erkenntnisse möglichst in Echtzeit fließen.“

Immer mehr ALPLA-Mitarbeitende nutzen Daten, um ihre geschäftlichen Ziele zu erreichen. (ALPLA)

Tatsächlich war der Bedarf irgendwann so hoch, dass sowohl das unternehmenseigene Rechenzentrum als auch die Anforderungsprozesse an ihre Kapazitätsgrenzen stießen. „Es wurde für uns zunehmend schwieriger, mit unserem alten Data Warehouse auf SQL-Basis neue Themen für die Fachabteilungen umzusetzen. Parallel stauten sich immer mehr Änderungen und Rückfragen an. Und das Ganze war nur rudimentär dokumentiert. Weitere Investitionen hätten an der Stelle einfach keinen Sinn mehr gemacht.“ In der Folge entschied sich ALPLA für einen konsequenten Neuanfang mit einer modernen Datenplattform in der Azure Cloud.

Zielbild: Self-Service, zentral gemanagt

Die Ziele der künftigen Lösung hatten Matthäus Greber und sein Team bereits klar vor Augen: „Wir wollten unsere Berichte und Kennzahlen über sämtliche Quellsysteme hinweg vereinheitlichen, um ein deutlich höheres Maß an Qualität und Geschwindigkeit beim Erkenntnisgewinn bieten zu können. Besonders wichtig war uns, den Umgang mit Daten viel einfacher zu gestalten, um die Mitarbeitenden verstärkt zu selbstständigen Analysen zu befähigen.“

Den Verantwortlichen schwebte in diesem Zusammenhang ein „Managed-Self-Service“-Ansatz vor, bei dem die Datenhoheit weiterhin zentral im BI-Team angesiedelt ist. „Der Aufbau der Reports sollte weitestgehend in die Hände der Fachabteilungen übergehen. Währenddessen stellen wir die konsolidierten Datasets zur Verfügung und sind im Weiteren vor allem beratend tätig.“

Für ALPLA bedeutete die Neuausrichtung einerseits, dass eine passende technologische Basis in der Cloud aufgebaut werden musste. Andererseits galt es, auch die organisatorischen Strukturen rund um die Verwendung von Daten neu zu denken. Mit diesen Vorgaben in der Tasche machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem geeigneten Partner zur Planung und Umsetzung des ehrgeizigen Projekts.

Data Strategy Assessment schafft technologische Basis

Die Partnersuche gestaltete sich weitaus aufwendiger als zunächst angenommen: „Vor allem die performante Konsolidierung und Bereitstellung unserer global verteilten Daten stellte für die Kandidaten eine schwer zu überwindende Hürde dar“, so Matthäus Greber. „Außerdem haben wir eine Größe von 100+ Beratern zur Grundvoraussetzung gemacht. Denn: Es war bereits abzusehen, dass wir im Laufe des Projektes immer wieder werden skalieren müssen.“

Der entscheidende Tipp kam schließlich von Microsoft. Mit der ORAYLIS GmbH wurde ein erfahrener Dienstleister aus Deutschland an Bord geholt, der bereits diverse Großunternehmen und Konzerne erfolgreich in die digitale Zukunft geführt hat. Der Einstieg erfolgte über ein sogenanntes Data Strategy Assessment, das die verschiedenen Interessensgruppen an einen Tisch brachte: „Das BI-Team war zwar im Lead. Aber genauso wurden Vertreter aus dem Business beteiligt, die auch schon einen konkreten Case mitbrachten“, erklärt Tobias Jasinski, leitender Projektmanager von Seiten ORAYLIS.

Tobias Jasinski, Senior Project Manager bei ORAYLIS. (ORAYLIS)

„Gemeinsam haben wir die strategischen Ziele von ALPLA und die konkreten Anforderungen an eine Lösung auf den Punkt gebracht. Auf Basis der Erkenntnisse wurde dann eine moderne Datenarchitektur in der Cloud entworfen, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Der besondere Fokus lag dabei auf einer hohen Flexibilität und Ausbaufähigkeit sowie der einfachen Anbindung neuer Datenquellen. Die Ergebnisse haben wir schließlich in einem Strategie-Dokument für das Management aufbereitet, das neben dem Vorgehen auch die Kosten transparent machte.“

„Better together“ – Datenplattform mit Besonderheiten

Die neue ALPLA-Plattform führt alle weltweit verteilten Datenquellen an zentraler Stelle zusammen. Grundsätzlich handelt es sich um ein modernes Data Lakehouse, das auf einer bewährten Kombination von Azure Services beruht, wie der Data Factory und dem Storage Account. Eine Besonderheit bildet Databricks als Kernelement der Datenverarbeitung: „Wie die Praxis zeigt, ist die Kombination aus Microsoft und Databricks die wirtschaftlichste und leistungsfähigste Art, um Daten für das Geschäft zu erschließen“, so Tobias Jasinski. „Wir sprechen hierbei mittlerweile vom ´Better-together-Prinzip´.“

Ein starkes Team: ALPLA- und ORAYLIS-Mitarbeitende vor einer Begehung des Werks in Fussach. (ORAYLIS)

Außerdem kommt ein spezielles, von ORAYLIS programmiertes Automation Framework zum Einsatz. Es vereinfacht nicht nur den Entwicklungsprozess. Vor allem ermöglicht es die zentrale Verarbeitung der gesamten globalen Datenflüsse mit einer Latenz von nur 30 Minuten. Ebenso stellt es eine zuverlässige Beschreibung und Bereitstellung der mehrsprachigen Kennzahlen sicher. Als Werkzeug für die Datenanalyse ist Power BI in die Arbeitsoberfläche jedes Mitarbeitenden integriert. Durch die Parallelen zu Excel fällt den Nutzern der Einstieg in die Datenwelt leicht. Umfangreichere Schulungen sind nur im Einzelfall erforderlich.

Finanzreporting als Leuchtturmprojekt

Bereits während des Data Strategy Assessments wurde der aus dem Finanzbereich eingebrachte Business Case umgesetzt – ein Cashflow-Reporting, das sämtliche Ländergesellschaften sowie die Konzernzentrale umfasst. Der technische Durchstich überzeugte alle Beteiligten: „Neben internen werden auch externe Datenquellen – wie Ölpreise und Wechselkurse – in die Analyse einbezogen“, so Andreas Weilguny, Business Analyst im Team von Matthäus Greber. „Zudem können Anwender nun einen Drilldown bis runter zu einzelnen Buchungen machen. Ebenso ist eine zuverlässige Vorhersage von Zukunftsszenarien möglich. Beispielsweise lässt sich nahezu in Echtzeit simulieren, welche Auswirkungen eine Steigerung oder Verringerung des Ölpreises hätte.“

Nicht weniger begeistert zeigt sich Andreas Weilguny von der hohen Anwenderfreundlichkeit des Systems: „Was früher manuell aus diversen Excel-Tabellen zusammengetragen werden musste, stellt Power BI heute – sozusagen auf Knopfdruck – in wenigen Sekunden zur Verfügung. Wir sparen hier Unmengen an Zeit und schaffen gleichzeitig fundiertere Entscheidungsgrundlagen.“

Entwicklung des organisatorischen Zielbildes

Nach den ersten Erfolgen wandten sich die Beteiligten dem Aufbau der erforderlichen organisatorischen Struktur rund um die neue Cloud-Plattform zu. In einer Workshop-Serie wurde gemeinsam mit den ORAYLIS-Experten eine Data Governance erarbeitet, die durch entsprechende Richtlinien und Standards allen im Unternehmen ein effizientes Arbeiten mit Daten ermöglicht und künftige Erweiterungen der Plattform in geordnete Bahnen lenkt. Der Wunsch nach einer Managed-Self-Service-Umgebung gab dabei die Richtung vor.

Sebastian Leyens (l.) und Simon Esser haben nun von Seiten ORAYLIS den Staffelstab bei der Leitung des ALPLA-Projektes übernommen.

„Es handelt sich im Prinzip um ein Rahmenwerk, mit dem die Datenstrategie des Unternehmens umgesetzt bzw. zum ´Managed Self-Service´ weiterentwickelt wird“, erklärt ORAYLIS-Projektleiter Tobias Jasinski. „Bei den Workshops haben wir die Verantwortlichkeiten für die Governance im Allgemeinen wie auch für die einzelnen Datenbestände bestimmt. Es wurden die unterschiedlichen Rollen definiert und sämtliche datengetriebenen Prozesse festgelegt – also auch, wie diese gesteuert, überwacht und ausgeführt werden müssen. Hinzu kam dann noch die Auswahl der dafür notwendigen Technologien.“

Nicht zuletzt sorgt die Data Governance dafür, dass die nunmehr umfassend bereitgestellten Daten nur durch autorisierte Personen genutzt und verändert werden können. Die konkreten Vorgaben wurden vor dem Hintergrund rechtlicher Vorschriften zum Datenschutz sowie der internen Compliance formuliert. Sie sind sowohl für die einzelnen Rollen als auch die Prozesslandschaft bindend.

Das Datenangebot wächst

Mit der unternehmenseigenen Governance und einer zukunftsfähigen technologischen Basis im Rücken kann das Unternehmen nun sein „digitales Wachstum“ gezielt vorantreiben. Tobias Jasinski betont, dass diese Erfolge nicht von ungefähr kommen und insbesondere auf das planvolle Vorgehen der Verantwortlichen zurückzuführen seien: „ALPLA hat im Prinzip alles richtig gemacht. Dazu gehört auch, dass uns eine entscheidungsstarke Person zur Seite steht, die das Thema als ´Product Owner´ zu 100 Prozent und mit aller Leidenschaft verantwortet – und die vom Management eben auch mit den erforderlichen Freiheiten ausgestattet ist. So konnte das Projekt nur ein Erfolg werden.“

Auch die ALPLA-Produktion ist inwischen vollständig an die neue Datenplattform angeschlossen. (ALPLA)

Neben der Finanzabteilung verfügt inzwischen auch der Sales-Bereich über ein vollständig modernisiertes Reporting. Es liefert den Mitarbeitenden unter anderem deutlich detailliertere Einblicke in das Kundenverhalten. Vor allem aber sind jetzt alle ALPLA-Werke weltweit an die Datenplattform angeschlossen. Mit dem sogenannten Operational Plant Manager Cockpit können sich die Werksleiter vor Ort umgehend einen Überblick zum Zustand ihrer Produktion verschaffen. Störfälle und Qualitätsmängel werden direkt ersichtlich und lassen sich schnell und effektiv beheben.

Parallel erhalten die Werksverantwortlichen in Hard alle relevanten Kennzahlen in übersichtlicher Form, sodass eine Person eine Vielzahl von Standorten faktenbasiert und sicher steuern kann – wenn nötig auch auf Basis kurzfristiger Entscheidungen. Ein Realtime-Cockpit für Produktionsmitarbeiter soll künftig das Datenangebot für die Fertigung vervollständigen und zu weiteren Optimierungen bei Ressourcen und Arbeitskräften führen.

Mehr Möglichkeiten für mehr Mitarbeitende

Entsprechend zufrieden zeigt sich auch Matthäus Greber mit dem aktuellen Stand der großangelegten Digitalisierungsinitiative. Besonders freut ihn, dass die prall gefüllten Pipelines mit Reporting-Anfragen der Vergangenheit angehören. „Durch klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Prozesse haben wir eine nachvollziehbare, zukunftsfähige Struktur geschaffen. So konnten wir nicht nur die Anzahl der Vorfälle deutlich senken und unsere Reaktionsfähigkeit erhöhen. Dank einer sauberen Dokumentation sind wir jetzt auch in der Lage, den Fachabteilung jederzeit Transparenz über die Abläufe und die Bearbeitung zu verschaffen.“

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist, dass inzwischen viel mehr Mitarbeitende eigenständig Berichte entwickeln und modifizieren – ein Benefit, den Matthäus Greber durch die Weiterentwicklung der Cloud-Lösung weiter ausbauen möchte: „Uns schwebt ein zentral ausgerichteter Data-Mesh-Ansatz vor, durch den unsere Plattform zur weltweiten Datendrehscheibe wird. So können beispielsweise auch unsere amerikanischen Standorte unter Einhaltung des Datenschutzes auf alle Datenbestände zugreifen und damit arbeiten. Gleichzeitig erhalten die Nutzenden die Möglichkeit, eigene Datenprodukte zu erstellen, zu verwalten und zu verbreiten.“

Geplant und umgesetzt wird dieser nächste Projektschritt wieder in Kooperation mit den ORAYLIS-Experten: „Wir stellen unser weltweites Reporting sowohl technologisch als auch organisatorisch vollkommen neu auf. Bei so einem Großprojekt brauchst du einfach einen langfristigen Partner, der strategisch denkt und auf dessen Urteil du dich verlassen kannst. Inzwischen arbeiten wir seit drei Jahren mit ORAYLIS zusammen und sind mit den Ergebnissen mehr als zufrieden. Wir freuen uns schon darauf, gemeinsam diesen Erfolgsweg weiterzugehen.“

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