Procar: Vom Datensilo zur modernen Data & AI Plattform

Alle Welt spricht gegenwärtig von den schier unendlichen Möglichkeiten, die Daten und Künstliche Intelligenz für Unternehmen bieten. Währenddessen treiben die meisten Verantwortlichen noch immer grundlegende Themen um. Denn meist liegen die notwendigen Datenbestände weit verteilt in unterschiedlichen Silos. Es gibt kaum Wege, die Daten systematisch miteinander zu verbinden. Ebenso wenig existieren strukturierte Prozesse, um die erforderliche Datenqualität zu gewährleisten.

Unter diesen Voraussetzungen wird schon das herkömmliche Standard-Reporting zu einer Herausforderung, wie Tobias Cremer bestätigt. Der BI-Projektmanager sitzt im Controlling des führenden BMW-Händlers Procar. Er weiß von vielfältigen Problemen zu berichten, die eine in die Jahre gekommene Tool- und Datenlandschaft mit sich bringt.

Procar will alle relevanten Unternehmensdaten auf einer zentralen Plattform zusammenführen. Der Einsatz von Daten soll für alle Mitarbeitenden einfacher und effizienter gestaltet werden. (Procar)

Disparate Systemlandschaft birgt viele Hindernisse

„Unsere Mitarbeitenden haben in diversen Programmen gearbeitet“, so Tobias Cremer. „Wenn wir etwa zu einer Buchung die Rechnung sehen wollten, dann mussten wir erst einmal in ein anderes System wechseln. Das war nicht nur sehr aufwendig. Es gab auch keine unternehmensweite Wahrheit. Jede Fachabteilung verfügte über eigene Datenbanken und Berichte. Am Ende wurde auf der Leitungsebene diskutiert, welche Zahl nun für die betriebliche Steuerung die richtige ist.“

Dass ein solches Vorgehen nicht zeitgemäß ist, war den Akteuren bereits bewusst. Schließlich gestaltete sich auch die Pflege der bestehenden BI-Lösung immer arbeitsintensiver. An Erweiterungen war kaum noch zu denken: „Unser Backlog mit Wünschen und Ideen aus den Fachabteilungen platzte aus allen Nähten. Wir waren so sehr mit der Fehlerbehebung in den bestehenden Berichten beschäftigt, dass wir gar nicht mehr zu irgendwelchen Weiterentwicklungen gekommen sind.“

Infolgedessen wurde aus dem Controlling heraus eine großangelegte Digitalisierungsinitiative forciert, die eine umfassende Zentralisierung aller Systeme auf Basis einer modernen Analyse-Plattform mit einheitlicher Arbeitsoberfläche vorsah.

Möglichst viele Dinge selbst machen

Die zentrale Data & AI Plattform sollte vor allem eine Anforderung erfüllen: „Wir wollten möglichst viele Dinge selbst machen können. Bei unserer alten Lösung haben wir mit einem externen Dienstleister zusammengearbeitet, wodurch kleinste Änderungen teilweise mehrere Wochen in Anspruch nahmen. Gleichzeitig war unser Ziel, möglichst unabhängig von unserer internen IT agieren zu können, deren Fokus eher auf den klassischen Infrastruktur-Themen liegt. Uns schwebte eine kleine, flexible Data-Engineering-Einheit innerhalb des Controllings vor, die schnell und unkompliziert Datenthemen für jede Fachabteilung vorantreiben kann.“

Die Procar-Standorte erhalten künftig automatisiert detaillierte Zahlen beispielsweise zu Verkäufen von Neu- und Gebrauchtwagen, Werkstattservices und Teilemanagement sowie Prämienprogrammen für Mitarbeitende. (Procar)

Für das Projektteam rund um Tobias Cremer stand auch schon fest, dass die neue Lösung in der Cloud angesiedelt sein sollte. „Das brauchte etwas Überzeugungsarbeit, da es im Unternehmen gewisse Sicherheitsbedenken gab. Allerdings wollen wir künftig auch mit KI-gestützten Modellen arbeiten. Ein physisches Rechenzentrum gerät da schnell wieder an seine Grenzen. Außerdem bieten die etablierten Cloud-Angebote per se einen besseren Schutz, als wir ihn bei einer lokalen Infrastruktur im Unternehmen leisten könnten.“

Nicht zuletzt galt es, Lizensierungskosten einzusparen. Schon seit längerem hatte sich Power BI bei Procar als wichtigstes Werkzeug für die geschäftliche Datenanalyse etabliert, was auch in Zukunft so bleiben sollte. Allerdings konnten beim alten Lösungsaufbau ausschließlich Pro-Lizenzen für jeden einzelnen Nutzer verwendet werden. Daher stiegen mit den Anwenderzahlen auch die monatlichen Kosten in unverhältnismäßige Höhen – eine Entwicklung, der unbedingt Einhalt geboten werden musste.

„All-in-One“ mit Microsoft Fabric

Mit den vielfältigen Vorgaben in der Tasche machte sich das Projektteam auf die Suche nach der richtigen Technologie sowie einem geeigneten Partner für die Planung und Umsetzung. „Wir haben mehrere Anbieter eingeladen, die uns sehr unterschiedliche Ansätze vorstellten – darunter sogar noch einer, der auf einem lokalen Rechenzentrum basierte“, erläutert Tobias Cremer. „Nach allen Präsentationen fiel unsere Entscheidung einstimmig aus: ORAYLIS überzeugte uns durch hohe Beratungskompetenz und einer technischen Lösung, die genau auf unsere Ziele einzahlte.“

Bei der vorgeschlagenen Technologie handelt es sich um Microsoft Fabric, eine neue All-in-One-Datenplattform, die sich durch eine besonders einfache Handhabung auszeichnet. „Im Prinzip bedarf es nur einiger Grundeinstellungen und dann lässt sich in kurzer Zeit eine komplette Basis-Plattform von der Datenintegration über die Datenkonsolidierung bis zur Datenanalyse ausrollen“, erklärt Martin van Husen, technischer Projektleiter auf Seiten ORAYLIS. „Auch das weitere Handling ist denkbar simpel. Typische Aufgaben, wie das Anbinden neuer Datenquellen, laufen über eine grafische Benutzeroberfläche und Drag-&-Drop-Funktionen. So konnten wir das Procar-Team schon während der Plattform-Entwicklung sehr schnell zu eigenem Handeln befähigen.“

Martin van Husen hat das Projekt von Seiten ORAYLIS geleitet. (ORAYLIS)

Ein weiterer Fabric-Vorteil: Power BI ist fester Bestandteil des Gesamtpakets und dient standardmäßig als Analyse-Werkzeug. Dem Procar-Projekt liegt eine F64-Kapazität zugrunde, sodass beliebig viele Mitarbeitende mit Power-BI-Berichten arbeiten können.

Eigenständige Konsolidierung der alten Datenwelt

Auf Grundlage der Fabric-Plattform begibt sich das Procar-Team nun weitestgehend eigenständig an die Konsolidierung der alten Datenwelt. Ganz oben steht dabei das Finanzreporting, das die Kosten- und Leistungsrechnung sowie Bilanzzahlen, Umsatzstatistiken und Absatzplanung für alle 24 Procar-Standorte beinhaltet. „Hierbei handelt es sich um das Herzstück unseres Berichtswesens“, so Tobias Cremer. „Damit arbeitet das gesamte Unternehmen, angefangen bei der Geschäftsführung über das Controlling bis hin zu sämtlichen Verkaufs- und Serviceleitern.“

Im alten Buchhaltungssystem ließen sich die betriebswirtschaftlichen Zahlen nicht an einer Stelle monitoren. Ebenso wenig waren tiefergehende Analysen möglich. „Wir mussten die Zahlen immer erst in eine Fremdanwendung überführen. Neben dem Mangel an Transparenz kostete dieses Vorgehen viel Zeit und war fehleranfällig. Unsere zentrale Plattform sorgt insofern für umfassende Verbesserungen. Wir können jetzt jedem Nutzenden verlässliche, tagesaktuelle Zahlen schnell und effizient bereitstellen. Gleichzeitig erhalten wir vollkommen neue Erkenntnisse für die Steuerung des Unternehmens und der einzelnen Standorte.“

Apropos Standorte: Diese erhalten künftig automatisiert detaillierte Zahlen beispielsweise zu Verkäufen von Neu- und Gebrauchtwagen, Werkstattservices und Teilemanagement sowie Prämienprogrammen für Mitarbeitende. „Um den Kolleginnen und Kollegen im Sales und After Sales die entsprechenden Reports liefern zu können, müssen wir bislang die erforderlichen Daten manuell aus unterschiedlichen Tools importieren und in Excel zusammenführen. In unserer Verwaltung sind zwei Personen im Prinzip mit nichts anderem als diesen Auswertungen beschäftigt. Hier erwarten wir einen massiven Gewinn an Arbeitszeit. Schließlich handelt es sich um sehr kompetente Mitarbeitende, die ihre Fähigkeiten deutlich effektiver für das Unternehmen einsetzen können.“

Mehrwerte für Mitarbeitende und Endkunden

Über ein unternehmensweites Informationssystem soll künftig die komplette Kundenhistorie für jeden Angestellten an jedem Standort direkt abrufbar sein. (Procar)

Mit den bisherigen Ergebnissen zeigt sich Tobias Cremer zufrieden. Die Entscheidung für die Fabric-Technologie hat er zu keinem Zeitpunkt bereut. „Ohne den Microsoft-Fabric-Ansatz stünden wir heute nicht an dem Punkt, an dem wir uns jetzt schon befinden. Wir konnten unsere technologische Basis in kürzester Zeit auf ein stabiles, zukunftssicheres Fundament stellen. Dabei haben wir vollen Zugriff auf unsere Plattform und komplette Transparenz über unsere Daten. Alle unsere Datenthemen lassen sich schnell und effizient in Eigeninitiative umsetzen. Fabric ist wirklich ein tolles Tool, mit dem ich sehr gerne arbeite.“

Gleichzeitig blickt der BI-Projektmanager erwartungsvoll in die Zukunft. Neben dem Mehrwert für jeden Mitarbeitenden soll perspektivisch auch der Endkunde von der Procar-Plattform profitieren. So schwebt dem Team ein unternehmensweites Informationssystem vor, das die komplette Kundenhistorie detailliert abbildet und für jeden Angestellten an jedem Standort unmittelbar abrufbar ist. „Im Moment müssen auch diese Informationen noch mühsam zusammengesucht werden. Ziel ist es, dass der Kunde in jeder unserer Filialen sofort bekannt ist und sich gut beraten fühlt – egal ob es um sein Fahrzeug, Leasingverträge, Versicherungen, Wartungsleistungen, Schadensfälle oder Gutachten geht. Das wird Procar noch einmal richtig nach vorne bringen.“

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