Wie Malzers mit Daten die Umsätze steigert und Retourenquoten senkt

Malzers Backstube ist im und ums Ruhrgebiet eine echte Institution. Seit 120 Jahren versorgt die Bäckerei-Kette aus Gelsenkirchen ihre Kunden mit frischen Backwaren vom Brötchen bis zum Kuchen. Mittlerweile bietet das Unternehmen seine Produkte an über 150 Standorten an, wobei tagtäglich Unmengen von Daten entstehen. Denn das Filialgeschäft von Malzers ist „hochfrequent“ –heißt: In kurzer Zeit werden viele Verkäufe mit relativ kleinen Beträgen getätigt. Entsprechend umfangreich ist die Zahl der Kassenbons und resultierenden Bondaten.

Allerdings konnten die Verantwortlichen über lange Zeit hinweg keinen ausreichenden Nutzen aus diesem Datenschatz ziehen. „Unsere Daten lagen alle in verschiedenen Systemen vor“, erklärt Klaus-Jürgen Mader, Kaufmännischer Leiter bei Malzers. „Es brauchte einen extrem hohen manuellen Aufwand, um die Daten aufzubereiten. Deshalb konnten unsere Führungskräfte im Verkauf nur mit großem Zeitversatz auf ihre Berichte zugreifen. An vertiefende Ad-hoc-Analysen war erst gar nicht zu denken. Und wegen der fehlenden Datenbasis mangelte es auch an einheitlichen Kennzahlen.“ So regierte bei der Steuerung des Filialgeschäftes an vielen Stellen das Bauchgefühl, wo eigentlich Daten hätten für fundierte Entscheidungen sorgen können.

Am Anfang stand eine „unlösbare“ Aufgabe

Allen Beteiligten bei Malzers war bewusst, dass mit den ungenutzten Daten ein massives Geschäfts- bzw. Wachstumspotenzial verloren geht. Jedoch fiel der Start hin zu einer neuen Datenlösung zunächst schwer: „Uns erschien das wie eine unlösbare Aufgabe“, so Klaus-Jürgen Mader. „Wir wussten überhaupt nicht, wie wir die unterschiedlichen Vorstellungen und Zielsetzungen der einzelnen Personen und Abteilungen unter einen Hut bringen sollten.“

Vor diesem Hintergrund kam es zu einer Zusammenarbeit mit ORAYLIS. „Durch die Unterstützung der ORAYLIS-Experten haben wir das erforderliche Know-how über die technischen Komponenten und das richtige Vorgehen im Projekt aufbauen können.“ Unter anderem lernte das Malzers-Team während der Entwicklungsphase die Vorteile agiler Methoden kennen und schätzen. „Dadurch mussten wir nicht unendlich lange Pflichtenhefte definieren, die oftmals unvollständig abgearbeitet werden und nur viel Kapital verbrennen. Gleichzeitig konnten wir auf aktuelle Entwicklungen schnell reagieren und permanent nachjustieren.“

Durch die neue Datenlösung kann Malzers die erforderlichen Produktionsmengen für den Folgetag viel genauer vorhersagen. (Malzers Backstube)

Neue Datenplattform verbessert interne Abläufe

Das Ergebnis der Zusammenarbeit ist eine Business-Intelligence-Plattform auf Basis von Microsoft-Technologien, die die verschiedenen Datensilos zusammenführt. Die zentrale Datenplattform stellt automatisiert einheitliche Berichte für unterschiedliche Unternehmensbereiche bereit, wie Filialsteuerung, Controlling, Produktion und Geschäftsführung. Manuelle Aufwände für die Datenbeschaffung und -aufbereitung werden somit auf ein Minimum reduziert. Was früher Tage und Wochen gebraucht hat, steht heute mit einem Knopfdruck als übersichtlich gestaltete Entscheidungsunterstützung zur Verfügung. Dabei werden die Daten nahezu in Echtzeit aktualisiert, sodass sich das Tagesgeschäft ohne großen Zeitversatz steuern lässt.

Darüber hinaus haben sämtliche Unternehmensbereiche Zugriff auf die Datenbasis. Für individuelle Auswertungen stehen den unterschiedlichen Anwendergruppen jeweils passende Werkzeuge zur Verfügung, wie Power BI oder Excel. Dadurch haben alle Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, individuelle Ad-hoc-Analysen vorzunehmen, um komplexere Fragestellungen zu beantworten und neue Erkenntnisse zu erschließen.

Vielfältige Vorteile für das Geschäft und die Kunden

Die umfangreichen Verbesserungen bei der Datenanalyse haben schließlich auch konkrete Auswirkungen auf das Geschäft. „Letztlich entscheiden wir immer auf Basis der heutigen Ereignisse, welche Mengen wir für morgen produzieren“, erläutert Klaus-Jürgen Mader. „Durch unsere neue Lösung sind nicht nur diese Prognosen deutlich zuverlässiger – weil daten- bzw. faktenbasiert. Wir können auch über den Tag hinweg unerwartete Engpässe oder Überschüsse frühzeitig erkennen und schnell darauf reagieren, etwa indem wir Ware umlagern oder nachliefern.“ So werden die vorhandenen Verkaufspotenziale optimal ausgeschöpft und die Umsätze gesteigert. Gleichzeitig ließ sich die Retourenquote senken und das Sortiment optimieren.

Doch nicht nur das: „Natürlich sind auch unsere Kunden zufriedener und lassen sich langfristiger binden, weil sie zu jeder Tageszeit aus der gesamten Bandbreite frischer Waren wählen können.“ Hinzu kommt eine automatische Betrugserkennung, die durch die Kombination aus Bondaten und Einsatzplänen Unregelmäßigkeiten zuverlässig aufdeckt. „Alle diese Ergebnisse verdanken wir der engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit ORAYLIS. Deshalb gehen wir jetzt auch gemeinsam mit unserem Partner den Schritt in die Cloud.“

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