Zehn Jahre lang ging es für unsere Wirtschaft nur in eine Richtung: Aufwärts. Wir haben die längste Wachstumsphase im vereinigten Deutschland erlebt. Zwar zeigte sich in 2019 eine gewisse Abschwächung, doch noch im Januar rechnete der Jahreswirtschaftsbericht mit einem wieder erstarkenden Wachstum. Dann kam COVID-19 und die Karten wurden vollkommen neu gemischt. Inzwischen sind sich Ökonomen einig, dass uns eine merklich spürbare Rezession bevorsteht. In den Unternehmen legt diese plötzliche Wende längst bekannte Handlungsfelder und bestehende Pain Points offen. Vor allem die in Europa weit verbreiteten Defizite bei der Digitalisierung werden schonungslos aufgezeigt. Ob es nun um die Arbeit im Homeoffice oder den Produktvertrieb geht: Die Digitalisierung wird zum Schlüsselthema für die wirtschaftliche Überlebensfähigkeit von Unternehmen. Mehr noch: Wer jetzt in die Digitalisierung investiert, der wird diese anspruchsvollen Zeiten nicht nur überleben, sondern gestärkt daraus hervorgehen.
Die aktuelle Krise kann also auch als Chance begriffen werden, die Digitalisierung Ihrer Geschäftsmodelle voranzutreiben und den Wettbewerb zu überholen. Ein wesentlicher Baustein sind dabei effiziente und digitale Geschäftsprozesse. So wird insbesondere Process Mining als modernes Werkzeug für eine effektive Prozessanalyse und -optimierung zum Gebot der Stunde.
Process Mining – ein kurzer Überblick
Bekanntlich definieren Unternehmen für unterschiedlichste Geschäftszwecke eigene Prozesse, um die Abläufe möglichst effizient zu gestalten. Doch eben diese Prozesse stellen viele Unternehmen aktuell vor große Herausforderungen, da ihnen Schwachstellen und Risiken innewohnen. Um diese aufzudecken, ist Process Mining eine wertvolle Methode. Process Mining konzentriert sich auf die Ursache-Wirkung-Beziehung zwischen einzelnen Events und erstellt mittels Software-Tools ein Prozessmodell, das konsistent mit dem dynamischen Verhalten der Events ist. Dabei nutzen die besagten Tools die Unmengen an Daten, die Unternehmen im Rahmen ihrer Prozessabläufe heutzutage hervorbringen. Process Mining dient also nicht zur Definition eines neuen Prozesses, sondern zur Erfassung und Visualisierung aller vorliegenden Informationen eines bestimmten, bereits etablierten Prozesses. Anders als bei herkömmlichen Prozessanalysen müssen Sie beim Process Mining keine aufwendige Befragung verantwortlicher Personen vornehmen. Sie verschwenden keine wertvollen Ressourcen binden nicht unverhältnismäßig hohes Budget.
Eine tiefergehende Definition zu Process Mining finden Sie im Blogbeitrag Was ist Process Mining?
Warum Unternehmen Process Mining so schnell wie möglich starten sollten
Wie erwähnt führt der aktuelle Krisen-Modus zu einem schleppenden Wachstum in vielen Branchen. Das bringt zuvor scheinbar funktionierende Geschäftsprozesse ins Wanken. Es wird deutlich, dass diese Prozesse tatsächlich nicht so reibungslos waren wie gedacht. Vielmehr wurden vorhandene Ineffizienzen von einfach zu erzielenden, wirtschaftlichen Erfolgen schlichtweg überdeckt. Dabei sind die Probleme oftmals organisatorischer Natur, wie z.B. Medienbrüche oder eine unzureichende Vertretungsregelung bei Urlaub bzw. Krankheit. Ebenso kann es sich um informationelle Reibungsverluste handeln, wie eine mangelnde Prozessdokumentation oder Schwächen beim Datenmanagement. Aber auch in technischer Hinsicht zeigen sich Optimierungspotenziale, etwa mit Blick auf eine fehlende Automatisierung.
Process Mining führt in solchen Situationen zur dringend benötigten Transparenz. Durch diese Transparenz können Sie Inneffizienzen identifizieren und entsprechende Maßnahmen einleiten, um gestärkt aus der Krise hervorzugehen.
So kommen Sie auf den „Happy Path“
Aber wie funktioniert Process Mining genau? Ein Unternehmen definiert Soll-Prozesse, die in der Prozessanalyse auch als „Happy Path“ bezeichnet werden. Im Allgemeinen wird davon ausgegangen, dass alle Mitarbeiter diesem „Happy Path“ folgen. In der Realität zeigt sich jedoch, dass abweichend vom Soll-Prozess oftmals weitere Prozessschritte existieren (Abb.), die zu Ineffizienzen führen. Denn seien wir ehrlich – fast jeder von uns hat bei seiner Arbeit bestimmt schon mal über einen alternativen Prozess nachgedacht, als es nicht schnell genug ging. Im alltäglichen Business fallen diese Ineffizienzen nicht immer auf, doch gerade in Krisen müssen sie schnellstens beseitigt werden.
Process-Mining-Tools wie PAFnow nutzen die Eventdaten aus den vorhandenen IT-Systemen (z.B. ERP-, CRM- oder HR-Systemen), um daraus den Ist-Zustand der relevanten Prozesse zu rekonstruieren und detailgenau zu visualisieren. So lassen sich Informationen aus unterschiedlichen Systemen zu aussagekräftigen Prozessstrecken verbinden und besser verstehen. Wird daraufhin der Ist-Prozess dem zuvor definierten Soll-Prozess gegenübergestellt, können vorhandene Risiken und Schwachstellen schnell und einfach identifiziert werden.
Ihre To-Do’s in drei Schritten
Im Folgenden habe ich drei Schritte definiert, die Ihnen aufzuzeigen, wie Sie Process Mining in Ihrem Unternehmen nutzen können, um zeitnah Effizienzsteigerungen zu erzielen oder proaktiv etwaige Schwachstellen aufzudecken:
- IT-Systeme einbinden: Alle IT-Systeme, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen, können und sollten mit dem Process Mining Tool synchronisiert werden. So können Sie Ihre gesamten Unternehmens- und Eventdaten von dem Process Mining Tool analysieren lassen – auch in Echtzeit.
- Eventdaten visualisieren: Durch die Visualisierung mittels Process Mining sind Sie in der Lage innerhalb kürzester Zeit die Prozesse oder auch Prozessschritte zu identifizieren, bei denen es sich um Bottlenecks handelt und die somit Ihre gesamte Wertschöpfungskette negativ beeinflussen.
- Optimierungsmaßnahmen definieren: Dieser dritte und letzte Schritt ist mit Abstand am wichtigsten. Ohne definierte Maßnahmen zur Eliminierung der Bottlenecks haben Sie bisher lediglich Ihre Prozesse visualisiert. Doch dies ist noch keine Optimierung. Daher sind sinnvolle Maßnahmen mit SMARTen (Specific Measurable Achivable Reasonable Timebound) Zielen unabdingbar. Erst durch die Umsetzung dieser Maßnahmen und darüber hinaus einer Automatisierung manueller und somit fehleranfälliger Prozessschritte, können Sie eine tatsächliche Verbesserung in Ihrer Wertschöpfungskette erzielen.
Die Umsetzung dieser drei Maßnahmen ermöglicht schließlich eine Steigerung der Effizienz, erhöht die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und reduziert Ihre Kosten. Dadurch haben Sie die Möglichkeit Ihr Unternehmen in einer Krise angemessen und zeitnah wieder auf Kurs bringen.
Fazit
Unternehmenserfolge von morgen werden durch digitale Geschäftsprozesse und Agilität bestimmt. Auf spezifische Kundenwünsche einzugehen, die Optimierung Ihres Ressourceneinsatzes und eine gewisse Dynamik sind dabei die wesentlichen Aspekte. Process Mining ist ein unabdingbarer Baustein, um Ihr Unternehmen auf diesem Weg zu unterstützen.
Möchten Sie mehr zum Potenzial von Process Mining für Ihr Unternehmen erfahren? Dann informieren Sie sich weiter auf der Seite Process Mining oder nutzen Sie unseren Workshop Process Mining: Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren.
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