Was ist Reporting?
Reporting bezeichnet das systematische Sammeln, Aufbereiten, Auswerten und Bereitstellen von Informationen in Form von Berichten. Im Unternehmen wird es auch als Berichtswesen bezeichnet. Es zeigt, wie sich relevante Kennzahlen entwickeln, wo Abweichungen zu Zielen auftreten und welche Fragen für die weitere Steuerung geklärt werden müssen.
Ein Report ist der einzelne Bericht. Reporting umfasst den gesamten Prozess dahinter: von der Auswahl und Prüfung der Daten bis zur Bereitstellung und Besprechung der Ergebnisse. Typische Inhalte sind Umsätze, Kosten, Auftragseingänge, Lieferzeiten oder Projektfortschritte.
Welche Aufgaben hat Reporting?
Reporting unterstützt die operative und strategische Unternehmensführung. Es macht Ergebnisse nachvollziehbar und hilft Verantwortlichen, Maßnahmen zu priorisieren. Dazu gehören insbesondere:
- Transparenz schaffen: Entwicklungen in Unternehmen, Abteilungen oder Projekten sichtbar machen.
- Ziele überprüfen: Ist-Werte mit Planzahlen, Vorperioden oder definierten Zielwerten vergleichen.
- Abweichungen untersuchen: Auffälligkeiten erkennen und die Suche nach ihren Ursachen unterstützen.
- Entscheidungen vorbereiten: Chancen, Risiken und Handlungsbedarf verständlich einordnen.
- Maßnahmen nachverfolgen: Prüfen, wie sich Kennzahlen nach einer Veränderung entwickeln.
Für die Geschäftsführung steht häufig ein verdichteter Überblick im Vordergrund. Fachbereiche benötigen dagegen zusätzliche Details, beispielsweise nach Produkten, Kundengruppen, Standorten oder Vertriebskanälen.
Welche Arten von Reporting gibt es?
Reporting lässt sich unter anderem nach Zeithorizont und Auslöser unterscheiden. Die Kategorien können sich überschneiden: Ein operativer Bericht kann beispielsweise zugleich ein regelmäßig erstellter Standardbericht sein.
Nach Fachbereich unterscheidet man außerdem beispielsweise Finanzreporting, Vertriebsreporting, Marketingreporting und Personalreporting. Internes Reporting richtet sich an Personen im Unternehmen; externes Reporting beispielsweise an Eigentümer oder Kapitalgeber.
Wie unterscheiden sich Reporting Dashboard und Business Intelligence?
Reporting, Dashboard und Business Intelligence hängen zusammen, beschreiben aber unterschiedliche Dinge:
Ein Dashboard kann Bestandteil des Reportings sein. Auch Berichte können interaktive Filter und Detailansichten enthalten. Entscheidend sind die Aufgabe und der Informationsbedarf der Nutzer. Reporting ist wiederum ein wichtiger Anwendungsbereich von Business Intelligence.
Was gehört in ein gutes Reporting?
Ein aussagekräftiger Bericht beantwortet eine konkrete geschäftliche Frage. Dafür sollte er folgende Inhalte verständlich zusammenführen:
- Zweck und Empfänger: Welche Entscheidung soll unterstützt werden und wer nutzt den Bericht?
- Kennzahlen und Definitionen: Was wird gemessen und wie werden die Werte berechnet?
- Zeitraum, Datenstand und Quellen: Auf welche Daten bezieht sich die Auswertung?
- Vergleichswerte: Wie unterscheiden sich die Ergebnisse von Plan, Vorperiode oder Ziel?
- Einordnung: Welche Entwicklungen fallen auf, welche Erklärungen sind belegt und was muss noch geprüft werden?
- Nächste Schritte: Welche Maßnahmen ergeben sich und wer übernimmt sie?
Ebenso wichtig ist eine verlässliche Datenqualität. Unterschiedliche Berechnungen derselben Kennzahl, fehlende Datensätze oder veraltete Datenstände erschweren den Vergleich. Einheitliche Definitionen und dokumentierte Verantwortlichkeiten helfen, diese Probleme zu vermeiden.
Die Gestaltung sollte den Inhalt unterstützen. Eindeutige Beschriftungen, passende Diagramme und konsistente Farben erleichtern die Orientierung. Information Design und die International Business Communication Standards (IBCS) bieten dafür Regeln zur verständlichen und einheitlichen Darstellung von Geschäftsinformationen.
Ein Berechtigungskonzept legt zusätzlich fest, welche Personen welche Berichte und Daten sehen dürfen.
Wie erstellt man ein Reporting?
Ein Reporting entsteht aus einer geschäftlichen Fragestellung, geeigneten Daten und einer verständlichen Darstellung der Ergebnisse. Für den Aufbau empfiehlt sich dieses Vorgehen:
- Ziel und Nutzer festlegen. Klären Sie, welche Entscheidung der Bericht unterstützen soll und welche Detailtiefe die Empfänger benötigen.
- Kennzahlen definieren. Vereinbaren Sie Berechnungslogik, Einheit, Zeitraum und geeignete Vergleichswerte.
- Daten zusammenführen und prüfen. Verbinden Sie die benötigten Quellen und prüfen Sie Vollständigkeit, Plausibilität und Aktualität.
- Bericht aufbauen und fachlich testen. Gestalten Sie Tabellen und Diagramme so, dass Kernaussagen erkennbar sind. Prüfen Sie Ergebnisse und Verständlichkeit gemeinsam mit den Nutzern.
- Bereitstellung und Weiterentwicklung organisieren. Legen Sie Aktualisierung, Zugriffsrechte und Zuständigkeiten fest. Überprüfen Sie regelmäßig, ob der Bericht die vorgesehenen Entscheidungen unterstützt.
Wie funktioniert modernes Reporting mit Power BI?
Mit Microsoft Power BI lassen sich interaktive Berichte erstellen. Nutzer können beispielsweise Zeiträume, Regionen oder Produktgruppen auswählen und Ergebnisse im Detail untersuchen. Welche Funktionen und Daten verfügbar sind, hängt auch von ihren Berechtigungen ab.
Für Ausgaben mit festem Seitenlayout eignen sich paginierte Berichte, etwa für mehrseitige Tabellen oder Finanzberichte als PDF. Sie ergänzen interaktive Berichte und lassen sich unter anderem mit Power BI Report Builder erstellen.
Microsoft Fabric verbindet Funktionen für Datenaufnahme, Aufbereitung, Speicherung und Analyse in einer Plattform. Power BI übernimmt darin die Visualisierung und Berichterstellung. Eine solche Plattform kann die Grundlage für ein übergreifendes Reporting bilden.
Wiederkehrende Datenaktualisierungen und Berichtsschritte lassen sich automatisieren. Wie aktuell die Ergebnisse sind, hängt jedoch von den Datenquellen, der Anbindung und dem eingerichteten Aktualisierungsverfahren ab. Fachliche Definitionen und Qualitätskontrollen bleiben erforderlich.
Für den Betrieb in einer eigenen Serverumgebung steht Power BI Report Server zur Verfügung. Ab SQL Server 2025 bündelt Microsoft dort sein lokales Reporting. SSRS 2022 wird weiterhin unterstützt; neue SSRS-Versionen sind nicht vorgesehen.
Reporting mit ORAYLIS weiterentwickeln
ORAYLIS unterstützt Unternehmen bei der Bereitstellung verlässlicher Daten, dem Aufbau eines standardisierten Berichtswesens und der verständlichen Visualisierung von Kennzahlen mit Power BI. Dabei verbinden wir die technische Umsetzung mit den Anforderungen der Fachbereiche.
Ein Beispiel ist unser Projekt für ein Shopping-Portal: Für das Finanzreporting wurden Daten aus unterschiedlichen Quellen in einem aktualisierbaren Datenmodell zusammengeführt. Darauf aufbauend konnten Standardberichte und Dashboards automatisiert bereitgestellt werden.
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